La fattura elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di dire addio al supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione. Per milioni di imprese, di varia tipologia, dal 31 marzo 2015 si è attivato l’obbligo di adeguarsi alle nuove regole di fatturazione che comporta l’utilizzo di posta elettronica certificata, firme digitali, e un software per archiviare i documenti in modo sicuro per almeno 10 anni.

Ministeri, Agenzie fiscali, enti nazionali di previdenza, enti nazionali e amministrazioni locali, a partire dalla data sopraindicata, non possono più accettare fatture cartacee. Dai tre mesi successivi, sempre al 31 marzo 2015,  le Pubbliche Amministrazioni non possono procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.

È stata la Legge finanziaria del 2008 a introdurre l’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato. La legge ha stabilisce che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Pubbliche Amministrazioni avvenga attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che è un sistema informatico di supporto al processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie nonché alla gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica. Le modalità di funzionamento dello Sistema di Interscambio sono state definite con il decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.

L’Agenzia delle Entrate gestisce il Sistema di Interscambio ed ha il compito di coordinare il sistema informatico della fiscalità, controllare la gestione tecnica del Sistema di Interscambio, vigilare sul trattamento dei dati e delle informazioni, gestire i e le informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio ed elaborare i flussi informativi allo scopo di  integrarli nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica.

I soggetti protagonisti della fatturazione elettronica sono:

• gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le Pubbliche Amministrazioni, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge;
• le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica;
• gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge.

Il formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), che è un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Innanzitutto  la Pubblica Amministrazione deve comunicare al proprio fornitore un codice univoco composto da lettere e numeri che viene chiamato codice ufficio per la fatturazione elettronica.

Questo codice viene riportato nella fattura elettronica insieme a Partita IVA, indirizzo, data del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali. Una volta compilata, la fattura deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente. Questo garantisce la Pubblica Amministrazione sull’origine di emissione della fattura elettronica.

Una volta firmata, la fattura elettronica deve transitare nel Sistema di Interscambio, che è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione. Il Sistema di Interscambio ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Dopo aver effettualo i controlli, il Sistema di Interscambio provvede all’invio alla Pubblica Amministrazione destinataria che, solo dopo le necessarie verifiche, può quindi procedere al pagamento del proprio fornitore.

I fornitori delle Pubbliche Amministrazioni devono emettere, trasmettere e conservare le fatture verso le stesse, solo nel formato e nelle modalità elettroniche previste dalla legge.

Le fatture tra soggetti che  non sono Pubblica Amministrazione possono continuare nella modalità tradizionale e quindi ci possono essere diverse gestioni per la stessa tipologia di documento fiscale.

Un fornitore che ha bisogno di verificare i dati relativi ad una Pubblica Amministrazione, può consultare, in qualunque momento, l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, istituito dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre del 2000, per trovare informazioni fondamentali per la predisporre la propria fattura elettronica.

Le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate a inserire l’anagrafica dei propri uffici reclutati per la ricezione delle fatture elettroniche nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, che a sua volta ha provveduto ad assegnare un codice univoco a ciascun ufficio e a renderlo pubblico tramite il proprio sito internet.

La fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione ha lo stesso valore legale della fattura cartacea, l’unica differenza è il formato, che deve rispettare i requisiti richiesti per poter essere accettata dal Sistema di Interscambio nazionale.

Mediante la firma digitale e la tracciatura del flusso delle fatture, la fattura elettronica deve garantire autenticità dell’origine e integrità del contenuto. Per poter compilare, firmare, trasmettere e conservare la fatture elettroniche, i fornitori delle Pubbliche Amministrazioni devono procurarsi, quindi, gli strumenti necessari.

La firma digitale, che sostituisce la tradizionale firma autografa su carta, consente di scambiare in rete documenti con piena validità legale garantendone autenticità e integrità.
Il sistema di conservazione garantisce nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

I fornitori di beni e servizi delle Pubbliche Amministrazioni, possono adeguare i propri sistemi contabili per emettere fatture elettroniche oppure rivolgersi ad intermediari, cioè soggetti che forniscono strumenti di supporto per la compilazione, trasmissione e per la conservazione sostitutiva della fattura elettronica prevista dalla legge. Le Pubbliche Amministrazioni, invece,  possono servirsi degli intermediari per la ricezione del flusso elettronico e per la conservazione sostituiva.

Gli intermediari possono essere: banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera e professionisti.

Il 26 ottobre 1972 con il Decreto del Presidente della Repubblica nasce l’IVA, l’imposta sul valore aggiunto che si applica a cessioni di beni, prestazione di servizi e importazioni.

La norma vuole che ci sia un accordo tra mittente e destinatario della fattura per stabilire gli elementi di qualificazione della trasmissione del documento contabile che deve contenere tutti i dati necessari ai fini fiscali.

Con l’avvento della tecnologia e delle possibilità offerte dagli strumenti digitali, si è avviato un percorso di avvicinamento al digitale che mira alla trasformazione e semplificazione della comunicazione tra cittadini e Pubblica Amministrazione.

In questa ottica la Legge Finanziaria del 2008, stabilisce l’emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione della fatturazione elettronica, nei rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione, fattura che deve essere emessa nel formato elettronico per poter transitare nel Sistema di Interscambio nazionale istituito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e gestito da Sogei S.p.A. che permette un’attività di monitoraggio e controllo delle finanze pubbliche.

La fattura elettronica è regolamentata dal Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 numero 55, che oltre a stabilire le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica, fissò al 6 giugno 2014 la data di entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica verso i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti previdenziali; successivamente venne fissato al 31 marzo 2015 la scadenza per tutte le altre Pubbliche Amministrazioni.

Questo passaggio alla fatturazione elettronica ha comportato importanti vantaggi: abbattimento dei costi legati al cartaceo (stampe, spedizioni ecc.), riduzione del tempo di archiviazione, semplificazione nella gestione degli aspetti amministrativi, minore emissione di anidride carbonica nell’ambiente, alberi salvati dall’abbattimento grazie alla minore produzione della carta.

La fatturazione elettronica è uno dei principali cardini dell’Agenda Digitale Italiana, in quanto strumento di controllo e razionalizzazione della spesa pubblica e nello stesso tempo è una forte spinta all’innovazione per il mondo delle imprese.

In definitiva si può dire che, per i vantaggi che produce, il ricorso alla fatturazione elettronica conviene.